Sắp xếp bàn ghế trong tổ chức hội thảo Vị Thanh Hậu Giang

Sắp xếp bàn ghế trong tổ chức hội thảo Vị Thanh Hậu Giang

Cách sắp xếp bàn ghế trong sự kiện hội nghị, hội thảo đóng vai trò rất quan trọng.

Mặc dù sự kiện hội nghị, hội thảo không yêu cầu nhiều sự sáng tạo trong việc trang trí hay trình diễn, nhưng cách sắp xếp bàn ghế lại có ảnh hưởng lớn đến thành công của sự kiện. Việc sắp xếp hợp lý giúp buổi hội thảo hoặc diễn thuyết trở nên hấp dẫn hơn. Ngoài ra, vị trí ngồi khác nhau cũng giúp người tham dự nhận thức được vai trò và vị thế của mình, từ đó phát huy tối đa khả năng đóng góp ý kiến.

Sắp xếp bàn ghế trong tổ chức hội thảo Vị Thanh Hậu Giang

Vì vậy, dù bạn là người tổ chức sự kiện dày dạn kinh nghiệm hay mới bắt đầu, bạn cần nắm vững các kiểu sắp xếp bàn ghế cho sự kiện hội nghị, hội thảo.

1. Sắp xếp bàn ghế kiểu lớp học (Classroom style)
Kiểu sắp xếp này rất phù hợp cho những sự kiện kéo dài, nơi có phát tài liệu và người tham dự cần ghi chép hoặc sử dụng máy tính xách tay.

Các bàn được đặt phía dưới sân khấu, mở rộng dần về phía sau khán phòng, tạo tầm nhìn hướng về người diễn thuyết. Khoảng cách giữa các bàn là từ 50-60 cm cho mỗi người, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng cần thiết. Khoảng cách tối thiểu giữa các bàn là từ 0,9 – 1m để có lối đi, có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.

Ưu điểm của cách sắp xếp này là người trình bày có thể nhìn thấy tất cả những người tham gia và sức chứa lớn ngay cả trong không gian nhỏ. Tuy nhiên, nhược điểm là khả năng tương tác hạn chế; nếu không được sắp xếp khéo léo, người tham gia có thể chỉ nhìn thấy lưng nhau.

2. Sắp xếp bàn ghế kiểu nhà hát (Theatre style)
Đây là kiểu sắp xếp phổ biến, không có bàn kèm theo và phù hợp cho các sự kiện mà người tham dự chỉ cần nghe, không cần ghi chép hoặc ăn uống. Cách sắp xếp này linh hoạt và thích hợp với nhiều loại phòng. Các hàng ghế có thể được sắp xếp theo hình bán nguyệt, hình tròn hoặc hàng ngang, tất cả đều hướng về tiêu điểm.

Khi sắp xếp, cần xếp ghế theo kiểu so le để tránh vướng tầm nhìn cho người ngồi phía sau. Giữa các khu vực sắp xếp cần có khoảng cách ít nhất là 1m để tạo lối đi cho người tham dự. Nếu không gian cho phép, có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự di chuyển trong trường hợp cần thiết, lý tưởng là khoảng 2-3 lối đi.

3. Sắp xếp bàn ghế dạng chữ U hoặc chữ V (U/V Shape style)
Kiểu sắp xếp dạng chữ U (hoặc chữ V) rất phù hợp cho các cuộc họp có số lượng người tham dự ít, từ 25 – 30 người. Các bàn được xếp theo kiểu chữ U (hoặc chữ V), tạo khoảng trống ở giữa. Khoảng cách giữa mỗi bàn tối thiểu là 5cm (hoặc có thể xếp liền kề).

Sắp xếp bàn ghế trong tổ chức hội thảo Vị Thanh Hậu Giang

Kiểu sắp xếp này tạo không gian làm việc tốt, khuyến khích sự tương tác giữa các tham dự viên và giúp họ dễ dàng hướng về người diễn thuyết hoặc màn hình trình chiếu. Tuy nhiên, không nên sử dụng kiểu sắp xếp này cho các hội nghị có hơn 25 người, vì lúc đó bàn ghế sẽ kéo dài và không thể khuyến khích sự tham gia.

4. Sắp xếp bàn kiểu bàn tròn tiệc (Cabaret style)
Trước đây, kiểu sắp xếp bàn tròn (banquet) thường được sử dụng cho các sự kiện có ăn uống, với mỗi bàn từ 6 – 10 người. Tuy nhiên, hiện nay, với nhu cầu sáng tạo trong không gian tổ chức hội nghị, các nhà tổ chức vẫn lựa chọn kiểu bố trí này để tăng tính nghệ thuật và sự sang trọng.

Có thể sắp xếp bàn theo kiểu nửa bàn tròn (cabaret) để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc bục diễn thuyết. Sắp xếp kiểu bàn tròn tiệc tạo ra sự tương tác tốt giữa những người tham gia cùng bàn, nhưng lại chiếm nhiều diện tích.

5. Sắp xếp hình khối có khoảng trống ở giữa (Hollow, Complete circle, Octagon style)
Với kiểu sắp xếp này, bàn ghế được bố trí theo hình chữ nhật, bát giác hoặc hình tròn, tạo khoảng trống ở giữa. Ghế được đặt xung quanh phía bên ngoài của bàn.

Kiểu sắp xếp Hollow rất thích hợp cho các sự kiện quy mô lớn hơn các cuộc họp thông thường từ 12-30 người, trong đó sự tương tác giữa người tham dự là rất quan trọng. Sắp xếp kiểu này rất hữu ích trong các cuộc họp không có nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định, tạo không gian làm việc cho mỗi người và khuyến khích giao tiếp tốt hơn.

Sắp xếp bàn ghế trong tổ chức hội thảo Vị Thanh Hậu Giang

6. Kiểu sắp xếp hội nghị cơ bản (Conference style)
Kiểu sắp xếp Conference thường sử dụng ít nhất một chiếc bàn họp lớn với mặt bàn hình chữ nhật hoặc oval, có ghế ở một hoặc hai phía đầu bàn cho người chủ trì hoặc đối tác hai bên. Kiểu bố trí này phù hợp với các cuộc họp có từ 15 người trở xuống, như họp nhóm, họp hội đồng quản trị hoặc họp thương thảo ký kết.