Hướng dẫn xin thủ tục giấy phép tổ chức hội thảo Hải Dương quốc tế

Hướng dẫn xin thủ tục giấy phép tổ chức hội thảo Hải Dương quốc tế

Khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, doanh nghiệp bạn sẽ phải đối mặt với việc xin giấy phép tổ chức sự kiện. Do đó, cần nắm rõ quy trình xin cấp phép để tránh sai sót trong quá trình tổ chức.

I) CÁCH THỨC XIN PHÉP

Hướng dẫn xin thủ tục giấy phép tổ chức hội thảo Hải Dương quốc tế

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Thông tin và Truyền thông hoặc qua hệ thống dịch vụ bưu chính viễn thông.

II) SỐ LƯỢNG HỒ SƠ

1. Thành phần hồ sơ:

Hồ sơ cần có tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) của cơ quan, đơn vị, trong đó cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức và mục đích của hội nghị, hội thảo.
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, bao gồm cả địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có).
- Hình thức và công nghệ tổ chức (nếu hội nghị, hội thảo được tổ chức trực tuyến).
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo.
- Thành phần tham gia tổ chức: các cơ quan phía Việt Nam, cơ quan nước ngoài, và cơ quan tài trợ (nếu có).
- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài.
- Nguồn kinh phí (đối với hội nghị, hội thảo quốc tế do tổ chức nước ngoài tổ chức thì không cần làm rõ nguồn kinh phí).
- Ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có).

2. Số lượng hồ sơ: 02 bộ.

III) THỜI HẠN GIẢI QUYẾT

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ chuyển hồ sơ để lấy ý kiến của các Sở, ngành liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế. Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, các Sở, ngành liên quan phải có văn bản trả lời cho Sở Thông tin và Truyền thông.

Hướng dẫn xin thủ tục giấy phép tổ chức hội thảo Hải Dương quốc tế

Nếu quá thời gian trên mà không có ý kiến, coi như đồng ý. Sau khi nhận ý kiến từ các Sở, ngành chuyên môn, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ thẩm định và có phản hồi trong vòng 02 ngày làm việc. Đối với các nội dung hội nghị, hội thảo vượt thẩm quyền, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố trong vòng 03 ngày làm việc.

IV) QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Bước 1: Xin phép ít nhất 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông (số 59, Đường Lý Tự Trọng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh), từ thứ Hai đến thứ Sáu (buổi sáng từ 07:30 đến 11:30, buổi chiều từ 13:00 đến 17:00).

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Thông tin và Truyền thông sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ:

- Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, sẽ cấp giấy biên nhận cho người nộp.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, sẽ hướng dẫn bổ sung:
 + Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: công chức sẽ hướng dẫn tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ.
 + Đối với hồ sơ gửi qua bưu điện: thông báo bằng văn bản đề nghị bổ sung các giấy tờ cần thiết.

Hướng dẫn xin thủ tục giấy phép tổ chức hội thảo Hải Dương quốc tế

Bước 3: Sau khi nhận đủ hồ sơ, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ lấy ý kiến từ các Sở, ngành liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo. Trong vòng 04 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, các Sở, ngành có liên quan phải trả lời bằng văn bản. Nếu quá thời gian này mà không có ý kiến, coi như đồng ý. Sau khi nhận ý kiến, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ thẩm định và trả lời cho các cơ quan, tổ chức trong vòng 02 ngày làm việc. Đối với các nội dung hội nghị, hội thảo vượt thẩm quyền, Sở sẽ báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố trong thời gian 03 ngày làm việc.

Bước 4: Doanh nghiệp căn cứ vào ngày hẹn ghi trên Biên nhận để đến nhận kết quả giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Thông tin và Truyền thông.