Hình thức tổ chức sự kiện MICE Buôn Ma Thuột Đắk Lắk chuyên nghiệp

Hình thức tổ chức sự kiện MICE Buôn Ma Thuột Đắk Lắk chuyên nghiệp

I. Hình thức M.I.C.E là gì?

M.I.C.E là hình thức du lịch kết hợp với các hội nghị, hội thảo, tổ chức sự kiện và du lịch khen thưởng của các công ty dành cho nhân viên, đối tác. M.I.C.E là viết tắt của các từ tiếng Anh: Meeting (hội họp), Incentive (khen thưởng), Convention (hội nghị, hội thảo), và Exhibition (triển lãm). Các đoàn khách tham gia sự kiện M.I.C.E thường rất đông, có thể lên đến hàng trăm người, với chi phí cao hơn so với các tour du lịch thông thường, vì tour này được thiết kế đặc biệt theo yêu cầu. Hiện nay, M.I.C.E là loại hình du lịch mang lại nguồn thu lớn cho các công ty tổ chức sự kiện và các công ty du lịch.

Hình thức tổ chức sự kiện MICE Buôn Ma Thuột Đắk Lắk chuyên nghiệp

M.I.C.E có đặc điểm là quy mô tổ chức lớn và thường phục vụ đối tượng khách có khả năng chi trả cao, với yêu cầu rất khắt khe về cơ sở hạ tầng, dịch vụ trong quá trình tổ chức. Với lợi thế về các điểm đến như di sản văn hóa, thiên nhiên, lễ hội truyền thống, làng nghề thủ công, ẩm thực và con người thân thiện, Việt Nam hoàn toàn có thể phát triển mạnh mẽ du lịch M.I.C.E trở thành sản phẩm du lịch cốt lõi. Điều này giúp Việt Nam trở thành trung tâm của các sự kiện quốc tế như hội nghị, hội thảo, thể thao, văn hóa kết hợp tham quan và nghỉ dưỡng.

Với tiềm năng lớn trong việc xây dựng các sản phẩm sự kiện độc đáo, du lịch có thể thu hút đông đảo đối tượng khách. Công ty Tổ chức Sự kiện OCE sẽ đưa ra những gợi ý về việc tổ chức sự kiện theo hình thức M.I.C.E một cách chuyên nghiệp, nhằm phục vụ các khách hàng “khó tính” như khách du lịch công vụ, đồng thời phát triển ngành tổ chức sự kiện và ngành du lịch Việt Nam.

II. Các quy trình tổ chức sự kiện M.I.C.E chuyên nghiệp:

1. Xác định mục đích tổ chức, yêu cầu và ngân sách  
Thông tin ban đầu đóng vai trò rất quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện M.I.C.E. Ngân sách sẽ quyết định địa điểm tổ chức (resort 4 sao hay 5 sao), thuận tiện cho di chuyển (máy bay, ô tô…), và các yêu cầu như có khu vực cho team building hay gala dinner ngoài trời hay không, hoặc các điểm tham quan hấp dẫn. Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện hoặc công ty du lịch uy tín và chất lượng là yếu tố không thể thiếu.

2. Khảo sát và chọn lựa địa điểm tổ chức phù hợp  
Dựa trên ngân sách và mục tiêu, việc lựa chọn địa điểm sẽ trở nên dễ dàng hơn. Hiện nay, các resort tại Nha Trang, Phú Quốc, Đà Nẵng, Hạ Long, Vũng Tàu… là những địa điểm phổ biến được tổ chức các sự kiện M.I.C.E vì phong cảnh đẹp, cơ sở vật chất và dịch vụ tốt. Ngoài ra, cũng có nhiều doanh nghiệp chọn các điểm đến ở các quốc gia lân cận.

Hình thức tổ chức sự kiện MICE Buôn Ma Thuột Đắk Lắk chuyên nghiệp

3. Lên lịch trình chi tiết  
Dựa trên các thông tin nghiên cứu và khảo sát, nhà tổ chức phải lên kế hoạch tổ chức sơ bộ. Một sự kiện M.I.C.E chuyên nghiệp thường bao gồm các hoạt động như hội thảo chuyên môn, họp nội bộ, team building, gala dinner, và tour tham quan. Các hạng mục trong sự kiện cần được sắp xếp hợp lý, tạo sự thoải mái và hứng thú cho người tham gia.

4. Sắp xếp nhân sự phụ trách và điều phối 
Sau khi đã có kế hoạch, bước tiếp theo là phân công nhân sự phụ trách các hoạt động trong sự kiện. Do có nhiều hoạt động, việc bố trí nhân sự rất quan trọng. Từ việc đưa đón (bằng ô tô hoặc tại sân bay), check-in khách sạn, ăn uống tại nhà hàng, hướng dẫn viên tham quan, đến nhân sự tổ chức team building, gala dinner...

5. Điều phối sự kiện theo lịch trình  
Để sự kiện M.I.C.E diễn ra thành công, đội ngũ tổ chức phải xử lý một khối lượng công việc lớn trong khoảng thời gian ngắn. Từ việc chuẩn bị cho sự kiện đến việc vận hành và điều phối sự kiện theo đúng lịch trình. Đồng thời, các phương án dự phòng cần được chuẩn bị sẵn để xử lý rủi ro và hạn chế tối đa sự cố bất ngờ.

III. Kết luận  
Trong những năm gần đây, hình thức tổ chức sự kiện kết hợp du lịch M.I.C.E ngày càng trở nên phổ biến và được ưa chuộng trên toàn thế giới. Đặc biệt, tại các quốc gia có nền du lịch đang phát triển như Singapore, Thái Lan và Việt Nam, đây là loại hình kinh doanh tiềm năng với nhiều tài nguyên khai thác.

Hình thức tổ chức sự kiện MICE Buôn Ma Thuột Đắk Lắk chuyên nghiệp

Về tiềm năng phát triển M.I.C.E, đoàn chuyên gia WTO nhận định rằng Việt Nam có tiềm năng rất lớn và nếu tiếp tục phát triển, Việt Nam có thể trở thành đối thủ mạnh của Singapore, nơi thu hút sự kiện M.I.C.E lớn nhất Đông Nam Á. Với cảnh quan thiên nhiên tuyệt đẹp, khí hậu trong lành, di sản văn hóa phong phú, hệ thống khách sạn và resort phát triển, Việt Nam hoàn toàn có thể là điểm đến lý tưởng cho các sự kiện M.I.C.E.

Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện M.I.C.E, cần phải có đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp, tận tâm. Các doanh nghiệp nên lựa chọn các đối tác tổ chức sự kiện có đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất.