Một số điều tổ chức sự kiện Activation Tuyên Quang cần lưu ý

Một số điều tổ chức sự kiện Activation Tuyên Quang cần lưu ý  Tổ chức sự kiện activation tuy đơn giản hơn ở một số hạng mục so với Event, nhưng lại phức tạp ở việc diễn ra tại nhiều địa điểm hoặc kéo dài nhiều ngày. Có những chương trình diễn ra ở nhiều tỉnh thành, kéo dài vài tháng, và người tổ chức phải liên tục theo sát hàng ngày.

Thực hiện activation không phải quá khó, bạn có thể có nhiều thời gian để xem xét và điều chỉnh những điểm chưa tốt. Nếu hôm nay chưa đạt kết quả như mong muốn, bạn có thể rút kinh nghiệm để làm tốt hơn vào ngày mai. Sự phức tạp chủ yếu của Event activation nằm ở việc tuyển chọn và đào tạo nhân sự đảm bảo chất lượng, cũng như việc lập kế hoạch và kiểm soát thật sự nghiêm ngặt. Dưới đây là một số bí quyết quan trọng giúp bạn thực hiện activation thành công như mong đợi.

Một số điều tổ chức sự kiện Activation Tuyên Quang cần lưu ý 

Lập kế hoạch chặt chẽ
Nếu bạn có 40 địa điểm cần thực hiện activation trong vòng 2 tuần, việc sắp xếp lịch di chuyển giữa các địa điểm sao cho tối ưu về thời gian và chi phí là vô cùng quan trọng. Bạn cần cân nhắc xem có nên chia các địa điểm thành nhiều nhóm hay không, mỗi nhóm sẽ theo tuyến đường nào, thời gian thực hiện ra sao. Càng dành nhiều thời gian nghiên cứu và lập kế hoạch chi tiết, dự án của bạn càng giảm thiểu được rủi ro và lãng phí.

Tối ưu hóa chi phí và thời gian

Khi thực hiện activation ở nhiều địa điểm, hãy cố gắng sắp xếp lịch trình sao cho quãng đường di chuyển ngắn và tiết kiệm nhất có thể, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển. Hãy thử tưởng tượng bạn chỉ có một chiếc xe để vận chuyển booth đến 3-4 địa điểm cùng một lúc. Bạn sẽ phải quyết định điểm nào đến trước, điểm nào sau, cũng như khi kết thúc sẽ tháo dỡ booth ở đâu trước, để chiếc xe có thể hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần nắm rõ các quy định của địa phương, như thời gian cấm xe tải vào nội thành, đường cấm xe tải, xe lôi… để tránh gặp rắc rối trong quá trình làm việc. Ví dụ, nếu bạn dự định vận chuyển và lắp đặt hàng tại trung tâm thương mại vào lúc 21h00 nhưng xe tải bị chặn ngoài thành phố cho đến 21h00 mới được vào, kế hoạch của bạn sẽ gặp trở ngại và có thể không kịp lắp đặt nếu trung tâm thương mại không cho phép làm việc ban đêm. Do đó, bạn có thể cần đưa xe vào thành phố từ trước 16h00, chờ đến 20h00 để tiếp tục di chuyển. Nếu thiếu kinh nghiệm, sẽ rất khó để lường trước những tình huống như thế này.

Đối với các dự án tại các tỉnh xa, để tiết kiệm chi phí thuê khách sạn, nhiều planner còn lên kế hoạch chi tiết để có thể tranh thủ ngủ trên xe/máy bay vào ban đêm, hoặc tính toán thời gian check-in, check-out sao cho không phải trả thêm tiền phòng khi vượt qua các mốc giờ như 0h, 12h. Điều này giúp tránh lãng phí và tối ưu hóa chi phí một cách hiệu quả.

Một số điều tổ chức sự kiện Activation Tuyên Quang cần lưu ý 

Viết tài liệu rõ ràng và kỹ lưỡng
Việc vận hành một chương trình activation thường liên quan đến nhiều người, và đôi khi project manager không thể trực tiếp làm việc với các nhân sự cấp dưới hoặc giám sát mọi địa điểm tổ chức. Vì vậy, tài liệu hướng dẫn càng rõ ràng và chi tiết, thì nguy cơ thực hiện sai sót càng được giảm thiểu. Bạn không nên kỳ vọng rằng nhân viên cấp dưới của mình sẽ tự nhận thức và thực hiện công việc một cách tinh tế, bởi đôi khi họ chỉ là supervisor hoặc team leader, có hạn chế về khả năng và thường chỉ làm theo hướng dẫn một cách máy móc. Vì vậy, bạn cần chú ý viết kỹ lưỡng các tài liệu sau:

Tài liệu đào tạo nhân sự (Team leader, PG, MC…): Cần mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí, giới thiệu những kiến thức sản phẩm cần nắm, và liệt kê những điều cần chú ý về tác phong làm việc. Mục tiêu là bất kỳ ai khi đọc vào tài liệu đều có thể hiểu rõ mình cần làm gì và không nên làm gì.

Báo cáo: Hướng dẫn rõ ràng về những thông tin cần báo cáo, yêu cầu chụp ảnh ở những thời điểm nào, chi tiết cần chụp… Những điều này nên được ghi rõ trong báo cáo để đảm bảo không ai quên sót và mọi thông tin đều được ghi lại đầy đủ.

Tài liệu bàn giao hàng hóa, thiết bị: Để đảm bảo không xảy ra mất mát, đặc biệt ở các chương trình có nhiều hạng mục nhỏ như đổi quà tặng, cần thiết lập các biểu mẫu bàn giao, kiểm đếm hàng hóa, và ghi nhận thông tin khách hàng. Những tài liệu này giúp hạn chế tối đa sai sót và giảm thiểu rủi ro mất mát tài sản.

Một số điều tổ chức sự kiện Activation Tuyên Quang cần lưu ý 

Thiết lập chế độ kiểm tra nghiêm ngặt
Với số lượng nhân sự và địa điểm thực hiện lớn, để đảm bảo chương trình diễn ra chất lượng và đồng nhất, bạn cần có một chế độ kiểm tra, giám sát chặt chẽ. Nhiều khách hàng thậm chí thuê riêng một agency chỉ để giám sát agency chính thực hiện chương trình, áp dụng các quy trình kiểm soát chất lượng (QC) nghiêm ngặt. Bạn cũng có thể cử một số nhân sự chuyên đi kiểm tra, giám sát bằng cách đóng vai khách hàng bí mật (mystery shopper) hoặc trực tiếp đánh giá gian hàng, trưng bày… Đảm bảo rằng những người này cũng được đào tạo kỹ lưỡng về tiêu chuẩn của chương trình.

Báo cáo hàng ngày, hàng tuần, chú trọng ngày đầu tiên
Khi chương trình có nhiều hạng mục phức tạp như khuyến mãi, đổi quà, tặng sampling… việc có chế độ báo cáo chi tiết là rất cần thiết. Báo cáo có thể được thực hiện hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng tùy vào độ dài của dự án, và có thể gửi qua SMS, email… để bạn luôn kiểm soát được tiến độ, nắm rõ lượng hàng đã phát ra, lượng hàng tồn và so sánh khối lượng công việc giữa các địa điểm.

Đặc biệt, vào ngày đầu tiên, bạn cần thu thập đầy đủ các báo cáo từ nhân sự, đặc biệt là hình ảnh, để nếu có hạng mục nào chưa đạt yêu cầu, bạn có thể chỉnh sửa kịp thời. Tránh chờ đến cuối chương trình mới tổng hợp báo cáo, vì nếu số liệu hoặc hình ảnh không đạt yêu cầu, chương trình đã kết thúc và bạn sẽ không còn cơ hội điều chỉnh hay sửa đổi.